1. Doelstelling

OVI hecht er veel belang aan dat iedereen het recht en de verantwoordelijkheid heeft om zich te laten horen als hij/zij getuige is van een inbreuk op de wet.

Om die reden stellen we communicatiekanalen voor om zulke, waargenomen inbreuken te melden. Dit beleid zorgt voor een kader waarbinnen alle OVI-werknemers en derden meldingen kunnen doen zonder vrees voor represailles.

De inhoud van dit beleid is gebaseerd op de Europese Klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 en alle aanverwante wetgeving.

2. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing op de zogenaamde ‘klokkenluiders’, oftewel iedereen die in werk gerelateerde context (mogelijke) inbreuken op het Unierecht vaststelt en meldt.

Deze klokkenluiders kunnen zijn:

• Werknemers (en tijdelijke werknemers) van OVI;
• Zelfstandigen, aannemers en onderaannemers en hun personeel met wie OVI samenwerkt;
• Aandeelhouders en de personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van de onderneming (inclusief de niet bij het dagelijks bestuur betrokken leden);
• Klanten;
• Leveranciers met wie de onderneming samenwerkt en hun personeel;
• Sollicitanten;
• Werknemers van OVI die uit dienst zijn.

Bijkomend is dit beleid van toepassing op facilitators (degene die de klokkenluider vertrouwelijk bijstaan), op derden die met de klokkenluider verbonden zijn en tevens slachtoffer van represailles kunnen zijn (bv familieleden, collega’s,…), alsook op de juridische entiteiten die eigendom zijn van de klokkenluider, waarvoor de klokkenluider werkt of waarmee de klokkenluider in een werk gerelateerde context verbonden is.

De meldingen kunnen betrekking hebben op (maar zijn niet beperkt tot):

• Een misdrijf of overtreding;
• Een inbreuk op toepasselijke wet- en regelgeving en/of internationale verdragen;
• Een schending van de contractuele verplichtingen van OVI;
• Een schending van beleidsregels en procedures;
• Elk ander soort onethisch of oneerlijke gedrag.

Elke melding moet worden gemaakt in het algemene belang van OVI. Alle andere klachten worden niet uitgesloten en kunnen afwijken van het huidige meldingenbeleid.

3. Procedure

Er zijn 3 manieren om meldingen te maken bij OVI:

1. Interne melding
2. Externe melding
3. Openbaarmaking

3.1 Interne melding

Interne meldingen gebeuren per mail op [email protected] en worden behandeld door HR. Niet-gemachtigde medewerkers of het management heeft geen toegang tot dit meldingskanaal.

HR zorgt voor een correcte en wettelijke opvolging van de melding. Dit houdt in de registratie van de melding, het onderzoek, de opvolging en het afsluiten van de melding.

Indien gewenst kan er een mondelinge melding plaatsvinden door het maken van een afspraak bij HR. Dit kan fysiek op de burelen van HR oftewel via de algemene nummer van OVI 014/21 30 51.

Binnen de 7 dagen wordt er een ontvangstbevestiging verstuurd. Vervolgens zal er binnen de 3 maanden feedback gecommuniceerd worden aan de melder. Indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd, starten de 3 maanden na het verstrijken van zeven dagen na de melding.

HR rapporteert schriftelijk de melding en de bevindingen van het onderzoek aan het management. Enkel indien de melding betrekking heeft op een lid van het management team, wordt het rapport gericht aan één lid van het management team.

Het management team neemt een beslissing en treft eventuele maatregelen op basis van het rapport van HR.

3.2 Externe melding

Externe instanties die bevoegd zijn voor het ontvangen van meldingen, het geven van feedback en het bieden van opvolging inzake meldingen zijn de diverse betrokken overheidsinstanties.

Bij gebrek aan aanwijzing of indien geen enkele autoriteit zich bevoegd acht om een melding te ontvangen, dan treedt de Federale Ombudsman op als bevoegde autoriteit voor het ontvangen van meldingen, het geven van feedback en het bieden van opvolging inzake meldingen.

3.3 Openbaarmaking

Naast de mogelijkheid om een melding te doen via het interne meldkanaal en het externe meldkanaal, heeft iedere persoon de mogelijkheid om de informatie met betrekking tot een inbreuk openbaar te maken.

Een Klokkenluider die een openbaarmaking doet, komt in aanmerking voor de hieronder vermelde bescherming volgens dit meldingenbeleid indien:

• de melder eerst een interne en externe melding, of meteen een externe melding deed, maar er naar aanleiding van die melding geen passende maatregelen zijn genomen binnen de genoemde termijnen; of
• de medewerker gegronde redenen heeft om aan te nemen dat: a) de Inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of b) er in geval van externe melding een risico op represailles bestaat, of het niet waarschijnlijk is dat de Inbreuk doeltreffend wordt verholpen, wegens de bijzondere omstandigheden van de zaak, omdat bijvoorbeeld bewijsmateriaal kan worden achtergehouden of vernietigd, of een autoriteit kan samenspannen met de pleger van de Inbreuk of bij de inbreuk betrokken is.

4. Geheimhoudingsplicht

De identiteit van de melder die conform dit beleid een melding doet via het intern meldingskanaal zal niet zonder diens uitdrukkelijke toestemming direct of indirect kenbaar gemaakt worden behoudens aan de personen die conform dit beleid gemachtigd zijn om meldingen te behandelen en op te volgen.

Dit geldt eveneens voor alle andere informatie aan de hand waarvan men direct of indirect de identiteit van de melder kan achterhalen.

Uitzondering hierop betreft evenwel indien het gaat om een noodzakelijke en evenredige verplichting krachtens het Unie- of nationale recht in het kader van een onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, mede ter waarborging van de rechten van verdediging van de betrokkene.

5. Verwerking van persoonsgegevens (GDPR)

Elke verwerking van persoonsgegevens naar aanleiding van een melding zal worden behandeld volgens de toepasselijke verordening (EU) 2016/679 en de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de melding en de opvolging er van, worden niet verzameld of meteen gewist.

Voor het overige verwijzen we naar het GDPR-beleid van OVI omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

6. Register van meldingen

OVI zal een register bijhouden waarin alle ontvangen meldingen worden geregistreerd.

Hierbij zal de vertrouwelijkheid steeds gegarandeerd worden en zullen meldingen niet langer dan nodig worden bewaard.

7. Beschermingsmaatregelen

7.1 Voorwaarden voor bescherming

De melder krijgt de hierna bepaalde bescherming tegen represaillemaatregelen onder de voorwaarden dat de melder:

• een gegronde reden had om aan te nemen dat de gemelde informatie over de Inbreuk op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van meldingsbeleid viel; én
• zij intern of extern een melding hebben gedaan dan wel informatie openbaar hebben gemaakt, een en ander overeenkomstig de regels van dit meldingsbeleid.

De melder verliest het voordeel van de bescherming niet op de enkele grond dat de te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden.

Facilitators en derden die verbonden zijn met de melder komen eveneens in aanmerking voor de hierna bepaalde beschermingsmaatregelen indien ze gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder binnen het toepassingsgebied van dit meldingsbeleid viel.

7.2 Welke beschermingsmaatregelen

Indien de melder, facilitator of derde die verbonden is met de melder, intern of extern een melding heeft gedaan of informatie openbaar maakte, conform de voorwaarden van dit meldingsbeleid (hierna: “Beschermde Persoon”), geniet hij/zij bescherming tegen elke vorm van represailles, waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles.

Onder represailles worden volgende maatregelen begrepen:

1. Schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
2. Degradatie of weigering van bevordering;
3. Overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
4. Het onthouden van opleiding;
5. Negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
6. Het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
7. Dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
8. Discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
9. Niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
10. Niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
11. Schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
12. Opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de persoon geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
13. Vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
14. Intrekking van een licentie of vergunning;
15. Psychiatrische of medische verwijzingen.

Tegen Beschermde Personen die informatie over Inbreuken melden of een openbaarmaking doen overeenkomstig dit meldingsbeleid kunnen geen burgerrechtelijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke vorderingen worden ingesteld, noch professionele sancties worden uitgesproken omwille van deze melding of openbaarmaking.

Beschermde Personen kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor de verwerving van of de toegang tot de informatie die wordt gemeld of openbaar wordt gemaakt, tenzij die verwerving of die toegang op zichzelf een strafbaar feit vormde.

Elke Beschermde Persoon die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een represaille, kan een met redenen omklede klacht indienen bij de federale coördinator, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart overeenkomstig art. 26 en volgende van de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van Klokkenluiders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.

Onverminderd elk ander administratief of buitengerechtelijk middel heeft elke Beschermde Persoon het recht een beroep in te leiden voor de arbeidsrechtbank in geval van represailles overeenkomstig artikel 578 van het Gerechtelijk Wetboek.

7.3 Ondersteuningsmaatregelen

Elke Beschermde Persoon heeft toegang tot ondersteuningsmaatregelen en met name:

1. volledige en onafhankelijke informatie en adviezen, die gemakkelijk en kosteloos toegankelijk zijn, over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles, alsmede over de rechten van de betrokkene, met inbegrip van zijn rechten op het vlak van bescherming van persoonsgegevens; de melder moet bovendien worden geïnformeerd dat hij in aanmerking komt voor de beschermingsmaatregelen waarin deze wet voorziet;
2. technisch advies ten aanzien van elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de melder;
3. rechtsbijstand in grensoverschrijdende strafrechtelijke en burgerlijke procedures overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/1919 van het Europees Parlement en de Raad van 26 oktober 2016 betreffende rechtsbijstand voor verdachten en beklaagden in strafprocedures en voor gezochte personen in procedures ter uitvoering van een Europees aanhoudingsbevel en Richtlijn 2008/52/EG van het Europees Parlement en de Raad van 21 mei 2008 betreffende bepaalde aspecten van bemiddeling/mediation in burgerlijke en handelszaken en rechtsbijstand in andere procedures alsook juridisch advies of andere juridische bijstand, overeenkomstig de bepalingen betreffende de juridische tweedelijnsbijstand en de rechtsbijstand;
4. ondersteunende maatregelen, waaronder technische, psychologische, media gerelateerde en sociale ondersteuning;
5. financiële bijstand in het kader van gerechtelijke procedures.

Elke Beschermde Persoon kan ook steeds terecht bij het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de mens voor juridische, psychologische, sociale, IT- en communicatieondersteuning. Het Federaal Instituut is ook het centrale informatiepunt inzake de bescherming van klokkenluiders.

Contactgegevens:
Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens Leuvenseweg 48, 1000 Brussel, e-mailadres: [email protected], zie voor meer informatie: https://federaalinstituutmensenrechten.be/nl.

8. Sancties bij overtreding van het meldingsbeleid

Elke werknemer die de regels van dit meldingsbeleid overtreedt, kan gesanctioneerd worden met een van de sancties bepaald door het arbeidsreglement. De werknemer die opzettelijk een manifeste ongegronde melding heeft gedaan, en aldus op onrechtmatige wijze gebruik heeft gemaakt van de meldingsprocedure van dit meldingsbeleid, kan eveneens gesanctioneerd worden met een van de sancties bepaald door het arbeidsreglement.

Personen die met OVI verbonden zijn en niet de hoedanigheid van werknemer van de onderneming hebben, en die de regels uit dit meldingsbeleid hebben overtreden, kunnen door OVI gesanctioneerd worden met een disciplinaire sanctie.

Melders kunnen gestraft worden overeenkomstig de artikelen 443 tot 450 van het Strafwetboek wanneer wordt vastgesteld dat zij opzettelijk valse informatie hebben gemeld of openbaar hebben gemaakt. Personen die schade lijden als gevolg van dergelijke meldingen of openbaarmakingen hebben recht op schadevergoedingsmaatregelen overeenkomstig de contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid.

9. Wijziging aan de policy

OVI behoudt zich het recht om dit meldingsbeleid ten allen tijde eenzijdig te kunnen wijzigen. De meest recente versie van dit beleid is steeds raadpleegbaar op de website van de onderneming.

Opgesteld te Olen op 10 oktober 2023 door Philippe Vanreusel (zaakvoerder)